PRIVACYVERKLARING FRAGRANCEGEMS

Laatst bijgewerkt: 2 november 2025

INLEIDING

Welkom bij FragranceGems, onderdeel van ROMA Service. Wij respecteren uw privacy en beschermen uw persoonlijke gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

Dit privacybeleid beschrijft:

• Welke persoonsgegevens wij verzamelen
• Hoe en waarom wij deze gebruiken
• Met wie wij deze delen
• Wat uw rechten zijn
• Hoe u contact met ons kunt opnemen

Door onze website te gebruiken en bestellingen te plaatsen, stemt u in met dit privacybeleid.

1. WIE WIJ ZIJN (VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE)

ROMA Service (handelsnaam: FragranceGems)
KvK-nummer: 97698334
BTW-nummer: NL005283094B75
Vestigingsadres: IJsselstroom 33, 2721 AW Zoetermeer, Nederland
E-mail: info@fragrance-gems.nl
Telefoon: +31 6 39 33 84 42

ROMA Service is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via onze webshop fragrance-gems.nl.

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van uw bestelling en het verbeteren van onze dienstverlening.

2.1 Gegevens die u ons verstrekt

Bij het plaatsen van een bestelling:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Bezorgadres (straat, huisnummer, postcode, plaats)
• Factuuradres (indien afwijkend van bezorgadres)

Bij het aanmaken van een account:

• Gebruikersnaam
• Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Bestelgeschiedenis
• Voorkeuren en verlanglijstjes

Bij contact met klantenservice:

• Uw vraag of klacht
• Correspondentie via e-mail of telefoon

2.2 Gegevens die wij automatisch verzamelen

Technische gegevens:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Besturingssysteem
• Tijdstip van bezoek
• Bezochte pagina's
• Klikgedrag op de website

Cookies en tracking: Wij gebruiken cookies om uw winkelervaring te verbeteren. Zie paragraaf 8 voor meer informatie.

2.3 Betalingsgegevens

Betalingsgegevens (creditcard, iDEAL, etc.) worden niet door ons opgeslagen. Deze worden direct en beveiligd verwerkt door onze betaaldienstverlener. Wij ontvangen alleen een bevestiging van de betaling.

3. WAAROM GEBRUIKEN WIJ UW GEGEVENS? (RECHTSGRONDEN)

Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen als wij daar een geldige rechtsgrond voor hebben conform de AVG.

3.1 Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

Doel: Uw bestelling verwerken en leveren

Gegevens: Naam, adres, e-mail, telefoonnummer, betalingsgegevens, bestelhistorie

Activiteiten:

• Orderbevestiging versturen
• Betaling verwerken
• Producten verzenden
• Track & Trace informatie versturen
• Retourzendingen afhandelen
• Klantenservice verlenen

3.2 Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

Doel: Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Gegevens: Factuurgegevens, btw-gegevens, transactiegegevens

Activiteiten:

• Boekhoudkundige administratie (7 jaar bewaren)
• Belastingaangifte
• Fraudepreventie

3.3 Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Doel: Verbeteren van onze diensten en fraudepreventie

Gegevens: Technische gegevens, klikgedrag, IP-adres

Activiteiten:

• Website optimaliseren
• Beveiligingsincidenten onderzoeken
• Frauduleuze bestellingen detecteren
• Statistieken bijhouden

3.4 Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

Doel: Marketing en nieuwsbrieven

Gegevens: E-mailadres, naam, aankoopvoorkeuren

Activiteiten:

• Nieuwsbrief versturen
• Aanbiedingen en acties delen
• Productaanbevelingen doen

U kunt uw toestemming altijd intrekken via de afmeldlink in elke e-mail of door contact met ons op te nemen.

4. MET WIE DELEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. We delen alleen gegevens met vertrouwde partners die ons helpen uw bestelling te verwerken.

4.1 Shopify (webshop platform)

Wat: Hosting en beheer van onze webshop
Gegevens: Alle bestel- en accountgegevens
Locatie: Canada en EU (servers)
Privacy: Shopify Privacy Policy
Waarborging: Shopify voldoet aan AVG via Standaard Contractbepalingen

4.2 PostNL (vervoerder)

Wat: Bezorging van uw bestelling
Gegevens: Naam, bezorgadres, telefoonnummer
Locatie: Nederland
Privacyverklaring

4.3 Betaaldienstverleners

Wat: Verwerking van betalingen
Voorbeelden: Mollie, Stripe, iDEAL, PayPal
Gegevens: Betalingsinformatie (wordt niet door ons opgeslagen)
Locatie: EU en buiten EU (met passende waarborgen)

4.4 Google Analytics (optioneel, met toestemming)

Wat: Website statistieken en bezoekersgedrag
Gegevens: Geanonimiseerd IP-adres, paginaweergaven
Locatie: Verenigde Staten
Privacy: Google Privacy Policy
Let op: Alleen actief als u analytische cookies accepteert

4.5 E-mailmarketing (optioneel, met toestemming)

Wat: Verzenden van nieuwsbrieven
Voorbeelden: Mailchimp, Klaviyo
Gegevens: E-mailadres, naam, aankoopgeschiedenis
Let op: Alleen als u zich hiervoor aanmeldt

4.6 Wettelijke verplichting

Wij kunnen verplicht zijn gegevens te delen met:

• Belastingdienst
• Politie of justitie (bij gerechtelijk bevel)
• Toezichthouders

5. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk.

Na de bewaartermijn worden gegevens permanent verwijderd of geanonimiseerd.

6. HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

Onze beveiligingsmaatregelen:

• ✅ SSL-certificaat (https://) voor versleutelde verbinding
• ✅ Versleutelde opslag van wachtwoorden
• ✅ Beveiligde servers via Shopify
• ✅ Regelmatige back-ups
• ✅ Toegangsbeperking tot persoonsgegevens
• ✅ Strikte verwerkersovereenkomsten met partners

Let op: Geen enkel systeem is 100% veilig. Wij raden aan om sterke wachtwoorden te gebruiken en deze niet te delen.

Bij een datalek melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij getroffen personen conform AVG-vereisten.

7. UW PRIVACYRECHTEN (AVG)

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

7.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken.

Hoe aanvragen: E-mail naar info@fragrance-gems.nl met het onderwerp "Inzageverzoek"

7.2 Recht op correctie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.

Hoe aanvragen: Log in op uw account en pas gegevens aan, of neem contact op

7.3 Recht op verwijdering / 'recht om vergeten te worden' (artikel 17 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens te laten verwijderen, tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben.

Let op: Bestelgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven voor fiscale doeleinden.

7.4 Recht op beperking van verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten beperken.

7.5 Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat te ontvangen.

7.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen:

• Verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Direct marketing en nieuwsbrieven

Marketing: Gebruik de afmeldlink in elke e-mail of stuur een e-mail naar info@fragrance-gems.nl

7.7 Recht om toestemming in te trekken

Als verwerking is gebaseerd op toestemming (bijv. nieuwsbrieven), kunt u deze altijd intrekken.

Let op: Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

7.8 Hoe uw rechten uitoefenen?

Stuur een e-mail naar: info@fragrance-gems.nl
Of schrijf naar: ROMA Service, IJsselstroom 33, 2721 AW Zoetermeer

Vermeld:

• Uw naam en e-mailadres
• Welk recht u wilt uitoefenen
• Bewijs van identiteit (kopie ID, zwart maken BSN en foto)

Reactietermijn: Wij reageren binnen 1 maand (in complexe gevallen binnen 3 maanden).

Kosten: Verzoeken zijn kosteloos, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

8. COOKIES EN TRACKING

Wij gebruiken cookies om onze website goed te laten functioneren en uw ervaring te verbeteren.

8.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen wanneer u onze website bezoekt.

8.2 Welke cookies gebruiken wij?

Functionele cookies (noodzakelijk):

• Winkelwagen onthouden
• Inloggegevens onthouden
• Taalvoorkeur
• Cookie voorkeuren

Analyse cookies (met toestemming):

• Google Analytics (geanonimiseerd)
• Websitestatistieken
• Verbeterpunten identificeren

Marketing cookies (met toestemming):

• Gerichte advertenties
• Social media integraties
• Retargeting

8.3 Cookies beheren

U kunt uw cookie voorkeuren altijd wijzigen via:

• De cookie-instellingen op onze website
• Uw browserinstellingen

Let op: Uitschakelen van functionele cookies kan de werking van de website beïnvloeden.

Meer informatie: youronlinechoices.eu

9. KINDEREN EN PRIVACY

Onze webshop is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar.

Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen onder de 16 jaar. Als u vermoedt dat wij onbedoeld gegevens van een kind hebben verzameld, neem dan contact met ons op via info@fragrance-gems.nl.

Voor ouders/voogden: U kunt verzoeken om verwijdering van gegevens van uw kind.

10. INTERNATIONALE GEGEVENSOVERDRACHT

Uw gegevens kunnen worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld door Shopify (servers in Canada/VS).

Waarborgen:

• ✅ Shopify gebruikt Standaard Contractbepalingen (goedgekeurd door Europese Commissie)
• ✅ Shopify voldoet aan het EU-US Data Privacy Framework
• ✅ Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

Meer informatie: Shopify Privacy Policy

11. LINKS NAAR EXTERNE WEBSITES

Onze website kan links bevatten naar externe websites (bijv. sociale media, Vinted, Bol.com).

Let op:

• Wij zijn niet verantwoordelijk voor de privacy op externe websites
• Lees altijd het privacybeleid van de betreffende website
• Externe websites hebben hun eigen privacybeleid

12. WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij:

• Wijzigingen in wetgeving (bijv. AVG-updates)
• Nieuwe diensten of functionaliteiten
• Verbeteringen in beveiliging

Bij belangrijke wijzigingen:

• Plaatsen wij het nieuwe beleid op onze website
• Updaten wij de datum "Laatst bijgewerkt"
• Informeren wij u per e-mail (indien wettelijk vereist)

Tip: Controleer regelmatig deze pagina voor updates.

13. KLACHTEN EN TOEZICHT

13.1 Klacht indienen bij ons

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op:

📧 E-mail: info@fragrance-gems.nl
📞 Telefoon: +31 6 39 33 84 42
📮 Post: IJsselstroom 33, 2721 AW Zoetermeer

Wij nemen uw klacht serieus en proberen deze binnen 2 weken af te handelen.

13.2 Klacht bij toezichthouder

Bent u het niet eens met onze beslissing? Dan kunt u een klacht indienen bij de Nederlandse toezichthouder:

14. CONTACT

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over hoe wij met uw gegevens omgaan?
Neem dan gerust contact met ons op!

ROMA Service / FragranceGems

📧 E-mail: info@fragrance-gems.nl
📞 Telefoon: +31 6 39 33 84 42
🏢 Adres: IJsselstroom 33, 2721 AW Zoetermeer, Nederland

Bereikbaarheid:
Maandag t/m vrijdag: 09:00 - 20:00 uur (CET)
Weekend: Gesloten (wij reageren op de eerstvolgende werkdag)

KvK-nummer: 97698334
BTW-nummer: NL005283094B75

GERELATEERDE INFORMATIE

• Algemene Voorwaarden - Alle voorwaarden voor bestellingen
• Retourbeleid - Informatie over herroepingsrecht en retourneren
• Verzendbeleid - Verzending en levertijden

Samenvatting:

✅ Wij verzamelen alleen noodzakelijke gegevens
✅ Uw gegevens worden veilig opgeslagen
✅ Wij delen nooit uw gegevens zonder geldige reden
✅ U heeft volledige controle over uw gegevens
✅ Wij voldoen aan de AVG en Nederlandse wetgeving

Bij FragranceGems staat uw privacy voorop. Wij behandelen uw gegevens met respect en zorgvuldigheid.

© 2025 FragranceGems – ROMA Service
KvK: 97698334 | BTW: NL005283094B75